Schimbarea sediului social al firmei, în același județ sau în altul, este una dintre mențiunile des întâlnite pe parcursul existenței unei firme. O astfel de procedură se desfășoară la Registrul Comerțului și presupune parcurgerea următorilor pași.
Schimbarea sediului social poate interveni atunci când contractul care atestă drepturile de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social expiră şi nu se mai prelungește. În același timp, există posibilitatea recolării afacerii într-o altă zonă a ţării, situaţie în care se impune schimbarea sediului social în alt județ.
Documente necesare pentru schimbarea sediului social
Lista documentelor necesare pentru înregistrarea în registrul comerțului a mențiunii privind schimbarea sediului profesioniștilor este disponibilă pe site-ul Oficiului Național al Registrului Comerțului (ONRC), iar una dintre puținele diferențe între schimbarea sediului social în același județ şi cea efectuată într-un alt județ este că, pentru cel de-al doilea caz, trebuie obținută, în prealabil, o rezervare de denumire.
Solicitantul va depune la Oficiul Registrului Comerțului de pe lângă Tribunalul în raza căruia îşi stabilește noul sediu următoarele documente:
- cererea de verificare disponibilitate şi/sau rezervare firmă (original) – formular, completată cu 3 denumiri
- cererea de înregistrare – formular (original);
- declarația tip pe propria răspundere, semnată de asociați sau de administratori din care să rezulte, după caz, că:
- firma nu desfășoară, la sediul social, la sediile secundare sau în afara acestora, activitățile declarate, o perioadă de maximum trei ani – se completează acest formular;
- persoana juridică îndeplinește condițiile de funcționare prevăzute de legislația specifică în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protecției mediului şi protecției muncii pentru activitățile precizate în declarația-tip.
- hotărârea adunării generale a asociaților/ acționarilor sau decizia asociatului unic/ CA/ directoratului sau, după caz, actul adițional la actul constitutiv (original);
- documentul care atestă dreptul de folosință asupra spațiului cu destinație de sediu social, în copie. Un astfel de document poate fi, după caz: contract de vânzare-cumpărare, contract de comodat, contract de închiriere/ subînchiriere, certificat de moștenitor etc).
- cererea adresată Agenției Naționale de Administrare Fiscală în vederea obținerii certificatului emis de administrația financiară competentă, care certifică faptul că pentru imobilul cu destinație de sediu social nu a fost înregistrat un alt document pentru înstrăinarea dreptului de folosință asupra aceluiași imobil, cu titlu oneros sau gratuit – formular;
- dacă este cazul:
- avizul privind schimbarea destinației imobilelor colective cu regim de locuință (completat pe formular-tip, original);
- alte avize prealabile prevăzute de legile speciale – detalii aici;
- împuternicire pentru persoanele desemnate să îndeplinească formalitățile legale.
Ținând cont de faptul că schimbarea sediului social al unei societăți implică modificarea actului constitutiv al firmei, a certificatului de înregistrare şi a altor documente care atestă funcționarea firmei, antreprenorii trebuie să predea Registrului Comerțului certificatul de înregistrare în original (urmând ca instituția să elibereze un altul cu noua adresă) şi să prezinte actul constitutiv actualizat.
După fiecare modificare a actului constitutiv, administratorii, respectiv directoratul vor depune la registrul comerțului actul modificator și textul complet al actului constitutiv, actualizat cu toate modificările, care vor fi înregistrate în temeiul încheierii judecătorului-delegat, cu excepția situațiilor când înregistrarea va fi efectuată pe bază hotărârii definitive de excludere sau de retragere.
De asemenea, atunci când schimbarea sediului social se face într-un alt județ, firma va fi radiată din evidenţa județului în care a fost inițial înregistrată.
Soluționarea dosarului revine directorului oficiului registrului comerțului de pe lângă tribunal şi/sau persoanei sau persoanelor desemnate de la vechiul sediu care poate/pot dispune administrarea și a altor acte doveditoare decât cele enumerate. Concret, instituția va elibera solicitantului certificatul de înregistrate mențiuni + rezoluția, noul certificat de înregistrare, precum şi certificatul constatator pentru sediul social ales.
O precizare importantă de făcut la final este aceea că, deşi Oficiul Registrului Comerţului permite depunerea documentației necesare pentru schimbarea sediului social şi după, spre exemplu, expirarea termenului prevăzut în actul constitutiv, societatea care funcționează cu un sediu social expirat se supune anumitor riscuri, inclusiv posibilitatea de a fi declarată inactivă, ca urmare a inexistenței unui sediu social.
