Startup-urile sunt obligate prin legislație să întocmească și să țină anumite registre cum ar fi: registre contabile și de resurse umane, precum și registre referitoare la accidentele de muncă și controale ale autorităților.
1. Registre contabile. În ceea ce privește contabilitatea, orice nou startup trebuie să aibă trei registre: Registrul-jurnal, Registrul-inventar și Cartea mare, ultimul fiind valabil numai la contabilitatea în partidă dublă. Acestea trebuie păstrate în arhiva firmei timp de zece ani.
În Registrul-jurnal se trec cronologic toate operațiunile economico-financiare efectuate, în Registrul-inventar se trec elementele de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, grupate în funcție de natura lor, inventariate de entitate, iar în Cartea mare se trec lunar și sistematic, prin regruparea conturilor, mișcarea și existența tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, la un moment dat.
De asemenea, este important de menționat și Registrul de casă și Statul de salarii. Registrul de casă se întocmește zilnic, pe baza documentelor justificative de încasări și plăți, acesta servind ca document de înregistrare operativă a încasărilor și plăților în numerar efectuate prin casierie, ca document de stabilire zilnică a soldului de casă și ca document de înregistrare în contabilitate a operațiunilor de casă.
Statul de salarii se folosește pentru calcularea drepturilor bănești cuvenite salariaților, al contribuțiilor și al altor sume datorate, dar și ca document justificativ de înregistrare în contabilitate. Ca o excepție la regula menționată mai sus, acesta se păstrează în arhivă timp de 50 de ani.
2. Registrul de evidență fiscală. Startup-urile care s-au înregistrat ca plătitoare de impozit pe profit sunt obligate să țină și un Registru de evidență fiscală. În acest registru trebuie evidențiate veniturile impozabile înregistrate și cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, în anul fiscal vizat.
3. Registrele pentru evidența salariaților și zilierilor. Startup-urile care angajează trebuie să aibă două registre majore: registrul pentru evidența salariaților și registrul pentru evidenția zilierilor.
Registrul pentru evidența salariaților este obligatoriu pentru orice firmă care angajează salariați. Prin acest registru de evidență, se transmit periodic autorităților elementele raporturilor de muncă dintre firmă și fiecare salariat. Registrul pentru evidența zilierilor este obligatoriudoar pentru startup-urile care angajează zilieri.
4. Registrele accidentelor de muncă. Legea securității și sănătății în muncă nr. 319/2006 impune angajatorilor obligația de a ține o evidență a accidentelor de muncă. Concret, această evidență trebuie să includă:
- accidentele ușoare: evenimentele în urma cărora apar leziuni superficiale care necesită numai acordarea primului ajutor și care duc la incapacitate de muncă mai mică de trei zile;
- accidentele de muncă: vătămarea violentă și intoxicația acută profesională, care au loc în timpul muncii și care provoacă incapacitate temporară de muncă de cel puțin trei zile calendaristice, invaliditate ori deces;
- accidentele de muncă ce au ca urmare o incapacitate de muncă mai mare de trei zile de lucru.
Înregistrarea accidentelor de muncă se face în următoarele registre, în baza procesului-verbal de cercetare: Registrul unic de evidență a accidentaților în muncă, Registrul unic de evidență a accidentelor ușoare și Registrul unic de evidență a accidentaților în muncă a căror incapacitate de muncă este mai mare de trei zile de lucru.
De asemenea, aceste registre trebuie să conțină pe lângă evidența accidentelor și bolile profesionale și incidentele periculoase.
5. Registrul unic de control. Referitor la partea de controale la care este supusă orice firmă activă din țara noastră, în legislație mai există și obligația de a avea un Registru unic de control.
Concret, în acest registru sunt evidențiate toate verificările desfășurate la contribuabili de către organele de control ale statului. Printre altele, ne referim la controalele ce au legătură cu domeniile financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea în construcții, protecția consumatorului, protecția muncii, inspecția muncii și protecția împotriva incendiilor.
